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CASE STUDY | 12 Minuten Lesezeit

Neues Intranet der bbw-Gruppe steigert die Produktivität von 10.500 Mitarbeitern

Mit einem zentralen Intranet, realisiert mit Liferay DXP, konsolidiert die bbw-Gruppe die Suche und verbessert die Zusammenarbeit über 142 Sites und 8.000+ Pages hinweg.
142
sites
8.000+
pages
20.000+
dokumente
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Überblick & Key Takeaways

  • Wählen Sie eine Lösung, die der Komplexität Ihres Unternehmens gewachsen ist: Die sofort einsatzbereiten Content-Management-System-Funktionen von Liferay DXP fassen die Informationen des neuen Intranets der bbw-Gruppe auf über 8.000 Pages in einer einzigen, leicht zu bedienenden Oberfläche zusammen, anstatt auf mehreren.
  • Befähigen Sie Ihre Content-Redakteure und entlasten Sie Ihre IT-Ressourcen: Wann immer Pages oder Inhalte hinzugefügt oder aktualisiert werden müssen, können die Redakteure dies selbständig und ohne Rücksprache mit dem IT-Team tun.
  • Sparen Sie Zeit und verbessern Sie Ihre Digital Experience mit erweiterten Suchfunktionen: Das neue Intranet der bbw-Gruppe hat nicht nur ein moderneres Design, sondern zieht auch Informationen von 142 Websites an einem zentralen Ort zusammen. So ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell das zu finden, was sie suchen.

Hintergrund

Hilfe beim Start in Ausbildung und Job: Seit 1969 schafft die bbw-Gruppe, bestehend aus 14 Gesellschaften, als umfangreiches Netzwerk an Bildungs- und Beratungsunternehmen sowie Sozial- und Personaldienstleistern Möglichkeiten für Menschen, die ihre Beschäftigungsfähigkeit erwerben, erhalten, verbessern oder wiedererlangen wollen.
Liferay DXP Funktionalitäten
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Herausforderungen                 

Die Grundlage des Netzwerks der bbw-Gruppe bilden die über 10.500 Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Unternehmensbereichen arbeiten. So kam es, dass auch verschiedene Intranets für verschiedene Abteilungen aufgebaut wurden. Jedoch wurde schnell deutlich, dass die unzusammenhängenden Intranets die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern erschweren, weshalb nach einer neuen Lösung gesucht wurde.

Die Herausforderungen der bbw-Gruppe im Überblick:
  1. Ungenaue Suchergebnisse: Silos zwischen den verschiedenen Intranet-Lösungen bedeuteten, dass es keine Möglichkeit für eine übergreifende Suche gab. Und selbst innerhalb eines Intranets waren die Suchfunktionen begrenzt.
  2. Ein suboptimales Benutzererlebnis: Die Intranets waren nicht nur schwer zu navigieren, sondern hatten auch ein veraltetes Erscheinungsbild.
  3. Schwierigkeiten beim Hinzufügen oder Aktualisieren von Inhalten: Änderungen im Intranet konnten zwar von verschiedenen Nutzern vorgenommen werden, waren jedoch sehr kompliziert und zeitaufwändig. Zum Teil war auch die Hilfe der IT notwendig, was zu Verzögerungen und Ressourcen-Engpässen bei anderen Projekten führte.
Die Entscheidung, das System so offen wie möglich zu gestalten, ohne die bisherigen großen Berechtigungssysteme beizubehalten, und kurze, schnelle Entscheidungswege zu haben, hat uns sehr geholfen.
Wilfried Berg
Bereichsleiter Digitalisierung & Mitglied der Geschäftsleitung, bbw-Gruppe

Implementierung

Nachdem die bbw-Gruppe die Herausforderungen mit ihrer bestehenden Technologieplattform geprüft hatte, entschied sie sich, alle bestehenden Intranets in einem zentralen Intranet zu konsolidieren. Wie Wilfried Berg, Bereichsleiter Digitalisierung und Mitglied der Geschäftsleitung der bbw-Gruppe, erklärte, wollte man "eine Lösung, die skalierbar [und] einfach mit unseren internen Systemen zu verbinden ist" – also eine Lösung, die sich mit zukünftigen Plänen weiterentwickeln kann.

Die bbw-Gruppe hat sich dann für Liferay DXP als neue Plattform entschieden. Der Implementierungsprozess umfasste die Koordination vieler Abteilungen und war in Phasen unterteilt, von der Konzepterstellung bis hin zum Go-Live. Insgesamt transferierten die Gesellschaften und Bereiche der bbw-Gruppe 20.000 Dokumente und 13.100 Webinhalte, zusätzlich wurden 8.388 Pages und 142 Sites migriert. Um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten, führte die bbw-Gruppe 45 Schulungen durch, holte umfangreiches Feedback ein und schulte 336 Redakteure im Umgang mit den Möglichkeiten des Content Management Systems von Liferay.
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Ergebnisse

Mit einem zentralen Intranet, das allen 10.500 Mitarbeitern zur Verfügung steht und auf das von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann, hat die bbw-Gruppe ihren Mitarbeitern die richtigen Tools und Ressourcen für die Zusammenarbeit an die Hand gegeben, um die Produktivität zu steigern und somit auch mehr Menschen beim Start in Ausbildung und Job zu unterstützen.

Weitere Vorteile des neuen Intranets sind:
  1. Leichterer Zugang zu Ressourcen: Durch die Nutzung der erweiterten Funktionalität der in Liferay DXP integrierten Volltextsuchmaschine von Elasticsearch können Mitarbeiter schneller finden, was sie brauchen.
  2. Ein verbessertes Benutzererlebnis: Neben einer verbesserten Suche bietet das neue Intranet auch ein besseres, optisch ansprechenderes Erscheinungsbild.
  3. Schnelle Aktualisierung von Inhalten: Alle mehr als 300 Redakteure können Inhalte direkt im Intranet bearbeiten, sodass das IT-Team Zeit für andere Aufgaben hat.
  4. Geringere Doppelarbeit: Mit nur einer Lösung, die als Wissens- und Ressourcendrehscheibe dient, ist es einfacher, Standards einzuhalten und effizienter zu kommunizieren.
Für die Zukunft plant die bbw-Gruppe weitere Integrationen, die Abbildung von Workflows und die Personalisierung von Benutzer-Dashboards, um den Mitarbeitern auch weiterhin eine optimale Nutzung und verbesserte Nutzererfahrung zu ermöglichen.