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CASE STUDY | 10 Minuten Lesezeit

Douglas realisiert Lieferantenportal für über 800 Nutzer mit Liferay

Mit dem Launch des  Douglas Supplier Portals geht der Beauty-Konzern den nächsten Schritt im Rahmen seiner Digital-First-Strategie.
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50%
schnelleres onboarding
800
nutzer
6
monate Zum MVP
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Überblick & Key Takeaways

  • Neugestaltung der Lieferantenbeziehungen: Douglas konnte auf Basis der Liferay Plattform eine konsolidierte Informationslandschaft für Lieferanten schaffen. Als Singel-Point-of-Entry ermöglicht das neue Lieferantenportal den sicheren und komfortablen Zugang zu individuellen Dienstleistungen.
  • Automatisierung, verbesserte User Experience und intuitive Prozesse: Durch das neue Lieferantenportal konnte Douglas zahlreiche manuelle Prozesse automatisieren und das Nutzererlebnis durch eine verbesserte Nutzerführung, vernetzte Kommunikationskanäle sowie den zentralen Zugang zu allen benötigten Informationen deutlich steigern. 
  • Besserer ROI durch Business Intelligence: Douglas steht über das neue Portal ein Kanal zur Verfügung, über den BI-Daten aus dem Verkauf der Produkte an die verschiedenen Lieferanten verteilt werden können. Das bringt einen schnellen ROI für alle Beteiligten. 
  • Digitale Reife und Sicherheit: Douglas wird durch die gelungene Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen als moderner Partner im Lieferantenmarkt wahrgenommen. Strenge Sicherheitsstandards sowie zuverlässige Tools für Identitätsmanagement, Datenschutz und mehr sorgen zudem dafür, dass das Douglas-Portal vor potenziellen Sicherheitsbedrohungen geschützt ist.

Hintergrund

Mit über 160.000 Beauty- und Lifestyle-Produkten in Online-Shops, Beauty-Marketplace und rund 2.000 Filialen ist Douglas Europas führender Premium-Beauty-Händler. Im Geschäftsjahr 2021/22 erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 3,65 Milliarden Euro in den Bereichen Parfümerie, dekorative Kosmetik, Haut- und Haarpflege sowie Nahrungsergänzung, Gesundheit und Accessoires. 

Auf dem Weg vom Händler mit Onlineshop zur führenden Premium-Beauty-Onlineplattform Europas setzt Douglas auf eine Digital-First-Strategie. Im Jahr 2019 wurde im Rahmen eines exklusiven Partnerprogramms der erste Marketplace für Beauty-Produkte in Europa gestartet. 2020 wurden dann alle Online-Shops, der Marketplace sowie die Filialen auf einer digital vernetzten, datenbasierten Beauty-Plattform integriert. Auch zukünftig steht der weitere Ausbau des wachstumsstarken E-Commerce sowie die Digitalisierung des gesamten Suply-Chain-Management  im Zentrum von Douglas’ Strategieprogramm #FORWARDBEAUTY. 

In diesem Zusammenhang setzt Douglas auf langfristige Lieferantenbeziehungen. Neben dem eigentlichen Handel mit Waren haben sich über die Jahre wichtige Prozesse etabliert, welche Douglas und seine Lieferanten im täglichen Geschäft miteinander verbinden. Für die Digitalisierung und Automatisierung der täglichen Zusammenarbeit in den Bereichen Onboarding, Informationsaustausch rund um Verkaufszahlen (BI) sowie Bereitstellung von Produktinformationen und Marketingmaterial vertraut Douglas auf Liferay. 
 
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Herausforderungen

Angesichts der von Douglas vorangetriebenen Digital-First-Strategie war es unumgänglich, auch die Zusammenarbeit mit den zahlreichen Lieferanten des Beauty-Konzerns neu zu gestalten. Die bisherigen Prozesse wurden den Anforderungen moderner Nutzer nicht mehr gerecht und bedurften daher einer Überarbeitung. 

Im Detail wollte Douglas die folgenden Herausforderungen lösen:
  1. Konsolidierte Informationslandschaft für Lieferanten: Lieferanten sollten zukünftig alle Informationen gebündelt an einem Ort erhalten und einsehen können. Die bisherige Kommunikation über unterschiedliche, unzusammenhängende Kanäle sollte durch einen Single Point of Contact mit Single-Login abgelöst werden, um die Zusammenarbeit für alle Beteiligten zu vereinfachen.
  2. Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen: Manuelle Prozesse sollten digitalisiert und automatisiert werden, um den Aufwand bei der Informationsbereitstellung zu reduzieren. Besonders großes Potenzial sah der Konzern im Onboarding neuer Lieferanten, das vormals fast komplett manuell organisiert wurde. 
  3. Bereitstellung von Self-Service-Funktionen für Lieferanten: Zukünftig sollten Lieferanten via Self-Service auf eine Vielzahl von Informationen zugreifen können, wie z.B. das Reporting vergangener Umsätze oder die Abfrage des Lieferanten- und Absatz-Status im aktuellen sowie in vergangenen Geschäftsjahren.
  4. Sicherer Informationsaustausch: Douglas benötigte einen geeigneten Kanal, um auch vertrauliche Informationen und Daten, wie z. B. Vertragsunterlagen, sicher an Lieferanten ausspielen zu können. Eine zentrale Rolle spielten insbesondere BI-Daten, die mittels MicroStrategy visualisiert werden sollten. Hierfür war eine passende Integration notwendig. 
Die Zusammenarbeit mit Liferay und dem empfohlenen Implementierungspartner läuft reibungslos. Die Kooperation aller handelnden Personen im Projekt ist ausgezeichnet. Wir konnten manuelle Prozesse erheblich reduzieren und beschleunigen. Heute können wir den Stand eines Onboardings zu jeder Zeit nachverfolgen und ggf. die nächsten Schritte einleiten.
Christian Brand & Martin Smieja
Senior IT Manager &  Bereichsleiter Service Management, Douglas

Implementierung

In nur sechs Monaten Entwicklungszeit konnte Douglas in Zusammenarbeit mit Liferay Partner neusta webservices ein neues modernes Serviceportal realisieren, das mit mittlerweile 800 registrierten Nutzern die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den zahlreichen Lieferanten des Beauty-Konzerns darstellt. 

Die Grundlage für das Lieferantenportal bildet Liferay als Platform-as-a-Service, kurz Liferay PaaS. Liferay überzeugte den Beauty-Konzern unter anderem durch den richtigen Mix aus umfangreichen Basisfunktionalitäten, einer intuitiv nutzbaren Benutzeroberfläche, einem transparenten Lizenz- und Subskriptionsmodell sowie planbaren Kosten. 

Nutzer verwenden das neue Lieferantenportal, um sich als Lieferant zu registrieren, offene Aufgaben im Onboarding einzusehen und abzuschließen, Informationen zum bisherigen gemeinsamen Umsatz zu erhalten, den Partnerstatus abzufragen, Busines Intelligence (BI) Daten aus dem Verkauf der Produkte über Douglas-Märkte und den Online-Shop zu erhalten, u.v.m.

Dank der offenen APIs von Liferay konnte Douglas das Lieferantenportal flexibel und nahtlos auch mit bestehenden Systemen integrieren, wie z. B. dem Douglas BI-System. Zudem konnte eine veraltete Wordpress-Website vollständig abgelöst werden. 

Für die schnelle Implementierung des neuen Portals waren insbesondere die umfangreichen Out-of-the Box-Features von Liferay von Vorteil, wie z.B. CMS, DAM, Application Integration, Enterprise Search, Audience Targeting, Responsive Design, Singles-Sign-On (SSO), SAML-Konnektoren, Workflows sowie das Rollen- und Rechte-Management. Zeit- und kostenintensive Eigenentwicklungen konnten so vermieden und die  Projektdauer reduziert werden.
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Ergebnisse

Die Liferay Plattform ermöglichte Douglas eine umfassende Neugestaltung ihrer Lieferantenbeziehungen. Gleichzeitig dient sie als Blaupause für weitere Projekte im Konzernverbund, die auf der bestehenden Basis mit geringem Aufwand reproduziert werden können. 

Die Ergebnisse im Überblick:
  • Sichere Single-Source-of-Truth: Das Douglas-Lieferantenportal ermöglicht einen sicheren und komfortablen Zugang zu individuellen Dienstleistungen. 
  • Personalisierte Kommunikation: Die digitalen Angebote können dank der umfangreichen Liferay Personalisierungsfunktionen nun zielgerichteter und persönlicher dargestellt werden. Außerdem verfügt das Portal über einen Benachrichtigungsservice und ermöglicht eine individuelle Ansprache der Nutzer. 
  • Verbesserte User Experience und intuitive Prozesse: Eine verbesserte Nutzerführung, vernetzte Kommunikationskanäle und ein zentraler Zugang zu allen benötigten Informationen erleichtert allen Nutzern die Zusammenarbeit.
  • Kosteneinsparungen durch Automatisierung: Zahlreiche manuelle Prozesse konnten durch das neue Lieferantenportal automatisiert werden. Im ersten Jahr der Nutzung konnte so der manuelle Austausch von über 19.000 Dokumenten und Nachrichten ersetzt werden, z. B. im Rahmen des Onboardings neuer Lieferanten. Der zuvor achtstufige manuelle Prozess ist heute um 50 Prozent schneller und zudem jederzeit von beiden Seiten einsehbar. 
  • Einsparung interner Ressourcen: Auch die Mitarbeitenden des Beauty-Konzerns profitieren von den Automatisierungen, da sich der manuelle Aufwand im Lieferantengeschäft für sie deutlich reduziert hat. 
  • Schnelle Time-to-Market: Die für das Portal benötigten Cloud-Umgebungen konnten innerhalb weniger Stunden bereitgestellt werden, was für den Erfolg des unter Zeitdruck entwickelten Projekts unerlässlich war. In nur sechs Monaten Entwicklungszeit entstand schließlich ein neues, modernes Serviceportal, das die Basis für eine kontinuierliche Weiterentwicklung darstellt.
  • Integration: Dank Liferay konnten bestehende Systeme flexibel integriert und neue digitale Services effizient entwickelt werden. Darüber hinaus konnte Douglas das Lieferantenportal mithilfe der offenen APIs von Liferay flexibel und nahtlos auch mit bestehenden Systemen integrieren, wie z. B. dem Douglas BI- System. Zudem wurde eine veraltete Wordpress-Website sowie zahlreiche manuelle Prozesse durch das neue Lieferantenportal vollständig abgelöst. 
  • Digitale Reife und Zukunftssicherheit: Dank der gelungenen Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen in der täglichen Zusammenarbeit wird Douglas im Lieferantenmarkt als moderner Partner wahrgenommen. Darüber hinaus kann die Plattform leicht um weitere Lieferantenprozesse erweitert werden – eine Flexibilität, die Douglas besonders wichtig war.
  • Transparenz und Geschwindigkeit: Das Portal hat den Informationsfluss zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten automatisiert und standardisiert, was manuelle Prozesse und Fehler reduziert, die Geschwindigkeit erhöht und auf beiden Seiten zu einer verbesserten Transparenz sowie einem besseren Verständnis der Lieferkette führt.
  • Sicherheit: Strenge Sicherheitsstandards sowie zuverlässige Tools für Identitätsmanagement, Datenschutz und mehr sorgen dafür, dass das Douglas-Portal vor potenziellen Sicherheitsbedrohungen geschützt ist und den Lieferanten Informationen aus seinem BI-System bereitstellen kann, ohne dass diese direkt auf die internen Systeme zugreifen müssen. Die strengen Anforderungen an die Sicherheit der Systeme können mit Zertifikaten wie ISO27001 und SOC2 belegt werden.
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Fazit

Douglas wird durch die gelungene Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen als moderner Partner im Lieferantenmarkt wahrgenommen. Auf dem Weg zur ersten voll integrierten europäischen Beauty-Plattform dient das neue Liferay-basierte Lieferantenportal von Douglas zudem als Blaupause für weitere Projekte im Konzernverbund, die auf der bestehenden Basis mit geringem Aufwand reproduziert werden können.

Eine weitreichende Standardisierung und Internationalisierung der Prozesse, eine Harmonisierung der Systemlandschaft und die Konsolidierung veralteter Anwendungen – Liferay bietet zur Erfüllung dieser Ziele die technologische Plattform, auf der in den kommenden Jahren in weiteren Ländern weitere Anwendungsfälle ausgerollt werden sollen.