DEFINIENDO LO DIGITAL | 6 minutos de lectura

¿Qué es un CMS?

CMS son las siglas en inglés de content management system, o Sistema de Gestión de Contenidos en español, un software que permite que usuarios sin conocimiento técnico almacenen, ordenen y publiquen contenidos en la web de manera fácil.

Un Sistema de Gestión de Contenidos facilita la gestión de páginas web

El CMS separa el diseño de la apariencia y la creación contenido de un website para que los creadores de estos contenidos los puedan gestionar sin la ayuda de un desarrollador. Un sitio web que no necesita actualizaciones o publicaciones frecuentes, puede sobrevivir con páginas desarrolladas en código html puro, pero para las empresas en las que hay muchas las personas responsables de la agregación de nuevos contenidos a la página web y lo hacen con frecuencia, contar con un CMS es necesario.

Key Functions of a CMS

Servicios básicos de biblioteca, como puede ser el subida/descarga y el control de versiones.
Autenticación del usuario, soporte para múltiples roles y permisos.
Autoría de contenido y workflows para revisión y aprobación.
Gestión de multisitio y multilenguaje.
Soporte para el contenido en diferentes dispositivos (tablets, smartphones y wearables) y en múltiples canales (Facebook, Twitter, Linkedin).

Los CMS más eficientes son aquellos que son dinámicos, personalizados y consistentes en todos los canales.

Sin embargo, a día de hoy, los usuarios esperan mucho más que estas funcionalidades básicas. Según la definición de Forrester de CMS, los más eficientes son aquellos que son dinámicos, personalizados y consistentes en todos los canales. Además, todos los software considerados CMS deben tener la capacidad de almacenar y ofrecer un determinado nivel de contenido.

Las funcionalidades que debe tener un CMS de alto nivel son:

Herramientas de creación de contenido, como pueden ser las plantillas, workflows y la gestión de cambios.
Interoperabilidad con otras tecnologías complementarias: automatización de procesos de ventas, gestión de recursos de marketing, analítica web, etc.
Soporte para personalización en todos los puntos de contacto digital.
Integración con los distintos sistemas de entrega como el e-commerce, social media y software de portales.

CMS, WCM, ECM, DAM o DXP?

CMS es un término muy extenso, que engloba diversos tipos de software. Cada una de estas categorías de software ha sido creada para solucionar un problema distinto al que se enfrentan las empresas. Sin embargo, a lo largo de los años, han ampliado sus funcionalidades, y, a día de hoy, hay poca diferencia entre uno y otro.

De forma resumida, apuntamos algunas diferencias que hay entre estos sistemas:

WCM - Web Content Management (Gestión de Contenido Web): software para la creación de contenidos públicos de forma colaborativa.
ECM - Enterprise Content Management (Gestión de Contenidos Empresarial): software para gestionar el escaneo, almacenaje, organización y recuperación de documentos físicos.
DAM - Digital Asset Management (Gestión de Activos Digitales): software para gestionar una amplia variedad de activos digitales. Los sistemas DAM son utilizados frecuentemente por empresas de medios de comunicación para catalogar, tomar notas, almacenar, recuperar y distribuir audios, vídeos, animaciones y otros contenidos y audiovisuales digitales.
DXP - Digital Experience Platform (Plataformas de Experiencia Digital): software para la creación de contenido adaptable para cualquier canal digital existente a día de hoy, además de mejorar las operaciones de negocio a través de la digitalización y la integración de procesos.

Así como los portales web, los CMSs y sus subcategorías se están convirtiendo en DXPs. Las necesidades de las empresas respecto a la gestión del contenido son cada vez más complejas, especialmente después de la introducción de nuevos tipos de contenido, analíticas, software de automatización y de todos los requerimientos para la integración del back-end. Una DXP que procede de un CMS puede sacar provecho de la experiencia de cliente que ya posee y sumarla a las capacidades de integración y personalización que tiene la DXP.

El nuevo rol del CMS es el de un centro de actividad - contenido, experiencia y workflow - para manejar la fidelización del cliente a través de todos los canales digitales

¿Por dónde empezar?

Aunque el CMS está pensado para usuarios sin conocimiento tecnológico, puede que todavía necesite algún tipo de desarrollo. Los CMS pueden ir desde una instalación sencilla de funcionalidades de serie a una solución compleja y personalizable que permita a los desarrolladores crear workflows y una interfaz que se adapte a las necesidades empresariales únicas de una empresa. El propietario de una pequeña empresa que escribe un blog no necesita las mismas funcionalidades que el New York Times. Estos son algunos puntos que cualquier empresa debería considerar al elegir un CMS:

¿Cuántos usuarios y perfiles de usuarios necesitas gestionar?
¿Cuántos contenidos tienes y de qué tipos?
¿De dónde vienen los visitantes de tu página web y si van a necesitar soporte multilenguaje?
¿Qué tipos de integración necesitas hacer, y si un CMS o una DXP acomodará mejor estas necesidades?

Existen un gran número de software de CMS disponible hoy en día, muchos de ellos open source y posiblemente gratis. Para muchas empresas, el CMS perfecto depende del balance entre la necesidad de personalización del sistema y el tiempo que les llevará tener algo disponible para sus usuarios finales.