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CASE STUDY | 12 MINUTE READ

Douglas crea un Portale Fornitori per più di 800 utenti con Liferay 

Con il lancio del suo Portale Fornitori, l'azienda di profumeria e cosmetica Douglas allarga la sua strategia digital-first.
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50%
ONBOARDING PIù VELOCE
800
FORNITORI
6
MESI AL LANCIO DLE PORTALE
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Punti Chiave

  • Riorganizzazione dei rapporti con i fornitori: grazie alla piattaforma Liferay, Douglas è riuscita a consolidare l'accesso alle informazioni per i fornitori. Unico punto di accesso, il nuovo portale fornitori permette un accesso sicuro e comodo ai singoli servizi.
  • Automatizzazione, migliore esperienza utente e processi intuitivi: con il nuovo portale fornitori, Douglas è riuscita ad automatizzare numerosi processi manuali e a migliorare in modo significativo l'esperienza utente grazie a una migliore navigazione, canali di comunicazione in rete e un accesso centralizzato a tutte le informazioni necessarie. 
  • Aumento del ROI grazie alla Business Intelligence (BI): grazie a questo nuovo portale, Douglas mette a disposizione un canale attraverso il quale i dati di BI relativi alle vendite dei prodotti possono essere distribuiti ai vari fornitori. Ciò comporta un rapido ROI per tutti i soggetti coinvolti. 
  • Maturità e sicurezza digitale: Douglas è vista come un partner moderno nel mercato dei fornitori grazie al successo della digitalizzazione e dell'automazione dei processi aziendali. Rigidi standard di sicurezza e strumenti efficaci per la gestione delle identità, la protezione dei dati e altro assicurano che il portale Douglas sia protetto da potenziali minacce alla sicurezza.

Background

Con oltre 160.000 prodotti di bellezza e lifestyle nei negozi online, nei mercati di prodotti di bellezza e in circa 2.000 filiali, Douglas è il principale rivenditore di prodotti di bellezza in Europa. Nell'anno di esercizio 2021/2022, l'azienda ha generato un fatturato di 3,65 miliardi di euro nei settori della profumeria, della cosmesi decorativa, della cura della pelle e dei capelli, nonché degli integratori alimentari, della salute e degli accessori. 
 
Douglas ha adottato una strategia digital-first, passando dall’essere un rivenditore con uno store online a principale piattaforma online di prodotti di bellezza in Europa. In Europa, nel 2019, è stato lanciato il primo marketplace di prodotti di bellezza nell'ambito di un esclusivo programma di collaborazione. Nel 2020 tutti i negozi online, il mercato e le filiali sono stati integrati in una piattaforma di bellezza digitale basata su dati. Anche in futuro, l'ulteriore espansione dell'e-commerce ad alta crescita e la digitalizzazione dell'intera gestione della catena di distribuzione continueranno a essere il fulcro del programma strategico #FORWARDBEAUTY di Douglas. 
 
In questo contesto, Douglas si affida ai rapporti con fornitori a lungo termine. Oltre al commercio vero e proprio delle merci, nel corso degli anni sono stati definiti importanti processi che uniscono Douglas ai suoi fornitori nella loro attività quotidiana. Douglas si affida a Liferay per digitalizzare e automatizzare la collaborazione quotidiana negli ambiti dell'onboarding, dello scambio di informazioni sui dati di vendita (BI) e della fornitura di informazioni sui prodotti e sul materiale di marketing. 
 
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Sfide

Considerata la strategia digital-first di Douglas, era assolutamente necessario ripensare la cooperazione con i numerosi fornitori del gruppo. I processi precedenti non soddisfacevano più le esigenze degli utenti moderni e quindi dovevano essere rivisti.  
Più nel dettaglio, DOUGLAS voleva superare le seguenti sfide:​​​
  1.  Accesso alle informazioni consolidato per i fornitori: in futuro, i fornitori dovevano poter ricevere e valutare tutte le informazioni centralizzate in un unico luogo. La precedente comunicazione realizzata tramite canali diversi e non correlati doveva essere sostituita da un unico punto di contatto con un unico login, al fine di semplificare la collaborazione di tutti i soggetti coinvolti.
  2.  Digitalizzazione e automatizzazione dei processi aziendali: i processi manuali dovevano essere digitalizzati e automatizzati per ridurre la difficoltà legata alla distribuzione delle informazioni. L'azienda vedeva un enorme potenziale nell'onboarding dei nuovi fornitori, in precedenza gestito quasi del tutto manualmente. 
  3. Funzioni self-service per i fornitori: in futuro, i fornitori dovevano poter accedere in autonomia a una moltitudine di informazioni, come il resoconto dei fatturati passati o l’interrogazione sullo stato dei fornitori e delle vendite nell'anno di esercizio corrente e in quelli precedenti.
  4. Scambio sicuro di informazioni: Douglas aveva bisogno di un canale adatto per trasferire ai fornitori anche informazioni e dati confidenziali, per esempio documenti contrattuali, in modo sicuro. In particolare, i dati di BI, che dovevano essere visualizzati utilizzando MicroStrategy, dovevano ricoprire un ruolo centrale. Per questo, era necessaria un'integrazione adeguata. 
“La collaborazione con Liferay e l'implementazione consigliata funzionano speditamente. La cooperazione fra tutte le persone coinvolte nel progetto è eccellente. Siamo stati capaci di ridurre e accelerare in modo significativo i processi manuali. Oggi possiamo monitorare il livello di un onboarding in qualsiasi momento e, se necessario, delineare i passi successivi.
Christian Brand & Martin Smieja
Senior IT Manager &  HEAD OF Service Management, Douglas

Implementazione

​​​​​​In soli sei mesi di sviluppo Douglas, in collaborazione con il partner Liferay neusta webservices, è riuscita a creare un nuovo e moderno portale di servizi che, con 800 utenti registrati, costituisce ora la base per una collaborazione di fiducia con i numerosi fornitori dell'azienda di profumeria e cosmetica. 
 
La base del portale fornitori è Liferay Experience Cloud Self-Managed (LXC SM), la Platform-as-a-Service (PaaS) di Liferay Experience Cloud Self-Managed . Tra le altre cose, Liferay ha convinto l'azienda di profumeria e cosmetica con il giusto mix di ampie funzionalità di base, un'interfaccia utente utilizzabile in modo intuitivo, un modello di licenza e sottoscrizione trasparente e con costi prevedibili. 

Gli utenti utilizzano il nuovo portale fornitori per registrarsi come fornitori, visualizzare e completare le attività aperte nell'onboarding, ricevere informazioni sulle precedenti vendite congiunte, interrogare lo stato dei partner, mantenere i dati di business intelligence (BI) ottenuti grazie alla vendita di prodotti nei mercati Douglas e nel negozio online, e molto altro ancora.

Grazie all'API aperta di Liferay, Douglas ha potuto integrare senza problemi e in modo flessibile il portale fornitori con i sistemi esistenti, per esempio il sistema BI di Douglas. Inoltre, l'obsoleto sito basato su WordPress e stato completamente sostituito. 

Le ampie funzionalità out-of-the-box di Liferay si sono rivelate particolarmente vantaggiose per la rapida implementazione del nuovo portale, come per esempio: CMS, DAM, integrazione di applicazioni, ricerca aziendale, targeting del pubblico, design responsive, Single Sign-On (SSO), connettori SAML, flussi di lavoro e gestione di ruoli e privilegi. In questo modo, si sono potuti evitare sviluppi interni all'azienda costosi e che richiedono tempo, e si è ridotta la durata del progetto.
 
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Risultati

La piattaforma Liferay ha permesso a Douglas di riorganizzare completamente i suoi rapporti con i fornitori. Allo stesso tempo, funge da modello per altri progetti all'interno dell'azienda, che possono essere riprodotti su questa base con pochi sforzi. 

Una panoramica dei risultati:
  • Un'unica fonte di riferimento (Single Source of Truth): il portale fornitori Douglas permette un accesso sicuro e comodo ai singoli servizi. 
  • Comunicazione personalizzata: grazie alle ampie funzionalità di personalizzazione di Liferay, le offerte digitali possono ora essere presentate in modo più mirato e personale. Il portale dispone anche di un servizio di notifiche e consente di rivolgersi individualmente agli utenti. 
  • Una migliore esperienza utente e processi intuitivi: una guida utente migliorata, canali di comunicazione tra loro connessi e accesso centralizzato a tutte le informazioni necessarie facilitano la collaborazione per tutti gli utenti.
  • Riduzione dei costi grazie all'automatizzazione: numerosi processi manuali sono stati automatizzati con il nuovo portale fornitori. In questo modo, per esempio, il processo di onboarding di nuovi fornitori, che in precedenza prevedeva otto passaggi manuali, è stato accelerato del 50% e può essere visualizzato in qualsiasi momento da entrambe le parti. 
  • Risparmiare risorse interne all'azienda: anche i dipendenti dell'azienda di profumeria e cosmetica traggono vantaggio dall'automatizzazione, poiché per loro il lavoro manuale nel settore dei fornitori è stato notevolmente ridotto. 
  • Time-to-market rapido: gli ambienti cloud necessari per il portale sono stati implementati in poche ore, il che è stato essenziale per il successo del progetto, che è stato sviluppato in tempi brevi. In soli sei mesi è stato finalmente creato un nuovo moderno portale di servizi, che costituisce la base per un ulteriore e costante sviluppo.
  • Integrazione: grazie a Liferay è possibile integrare in modo flessibile i sistemi esistenti e sviluppare in modo efficiente nuovi servizi digitali. Inoltre, Douglas ha potuto integrare senza problemi e in modo flessibile il portale dei fornitori con i sistemi esistenti utilizzando l'API aperta di Liferay, per esempio: il sistema BI di Douglas. Inoltre, il sito obsoleto basato su WordPress e numerosi processi manuali sono stati completamente sostituiti dal nuovo portale fornitori. 
  • Maturità digitale e a prova futura di futuro: grazie al successo della digitalizzazione e dell'automatizzazione dei processi aziendali nella collaborazione quotidiana, Douglas è vista come un partner moderno nel mercato dei fornitori. Inoltre, la piattaforma può essere facilmente ampliata per integrare ulteriori processi dei fornitori: una flessibilità particolarmente importante per Douglas.
  • Trasparenza e rapidità: il portale ha automatizzato e standardizzato il flusso di informazioni tra l'azienda e i suoi fornitori, riducendo i processi manuali e gli errori, aumentando la rapidità e portando a una migliore trasparenza e comprensione della catena di distribuzione da entrambi le parti.
  • Sicurezza: rigidi standard di sicurezza e strumenti affidabili per la gestione delle identità, la protezione dei dati e altro ancora garantiscono che il portale Douglas sia protetto da potenziali minacce alla sicurezza e possa fornire ai fornitori informazioni dal suo sistema BI senza che debbano accedere direttamente ai sistemi interni all'azienda. I rigidi requisiti per la sicurezza dei sistemi possono essere dimostrati con certificati come ISO27001 e SOC2.
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Conclusione

Douglas è vista come un partner moderno nel mercato dei fornitori grazie al successo della digitalizzazione e dell'automatizzazione dei processi aziendali. Con l'obiettivo di diventare la prima piattaforma europea per il settore bellezza completamente integrata, il nuovo portale fornitori di Douglas, basato su Liferay, funge anche da modello per ulteriori progetti dell'azienda, che possono essere riprodotti facilmente sulla base esistente.

Un'ampia standardizzazione e internazionalizzazione dei processi, l'armonizzazione del panorama dei sistemi e il consolidamento delle applicazioni obsolete: Liferay offre una piattaforma tecnologica per raggiungere questi obiettivi, nella quale nei prossimi anni verranno implementati altri casi d'uso in diversi paesi.