¿Percibes el término «intranet» como una pesadilla de intercambio de archivos desordenados o una página inacabable de enlaces que te imposibilitan encontrar lo que necesitas? Según Forrester, esta mala experiencia de usuario y falta de funcionalidad centrada en el usuario que habitualmente encontramos en la mayoría de las intranets, ha hecho que muchos empleados la califiquen como la herramienta que menos les gusta.

Sin embargo, puesto que su papel continúa siendo esencial para el éxito del colaborador, la intranet constituye un elemento vital para el negocio. Ahora bien, para que sean provechosas tanto para el personal como para el negocio, estas intranets deben modernizarse.

La intranet: ¿héroe del lugar de trabajo o pesadilla del empleado?

Inicialmente, la intranet apareció en escena como una forma para que las empresas alojaran información a nivel privado para sus empleados. Para ello, la intranet tradicional ofrecía una funcionalidad básica de gestión de contenido. Sin embargo, a medida que la tecnología evoluciona, tal como lo explica Gartner, la intranet rápidamente se convirtió en un "sitio web estático en un mundo dinámico".

De ahí la pregunta siguiente: ¿Por qué deberíamos preocuparnos por las intranets en absoluto?

Vayamos a las estadísticas. Una intranet moderna puede:

• Aumentar del 20 al 25% la productividad de los trabajadores, estimulando la comunicación y la colaboración
• Incrementar las ventas en un 20%, conectando e implicando a los empleados
• Ahorrar, en el caso de las empresas con más de mil empleados, un promedio de $62,4 M al año que de otro modo perderían debido a la comunicación deficiente. (Las empresas más pequeñas pueden perder, de promedio, $420.000 anuales.)

En resumen, una intranet moderna es una herramienta poderosa que, utilizada del modo adecuado, puede mejorar exponencialmente la experiencia del empleado (EX).

Actualmente los empleados exigen la entrega puntual de contenido relevante a través de sus canales de consumo favoritos: web, móvil u otras aplicaciones esenciales de empresa. Del “Índice de experiencia del empleado” de Forrester se desprende la existencia de una correlación entre la satisfacción tecnológica y la implicación de los empleados: de estos, los que están más comprometidos en su lugar de trabajo también están más satisfechos con sus herramientas de colaboración y capacidad de acceso a la información que necesitan para el desempeño de sus empleos.

En particular, a la vista del cambio reciente hacia el teletrabajo, las herramientas de intranet están siendo impulsores clave de la comunicación, la cultura y la colaboración para equipos que quizás nunca más tendrán relaciones presenciales. Moderniza las soluciones de intranet para que sean una herramienta que los empleados realmente quieran utilizar.

¿Qué hace que una intranet moderna sea moderna?

¿Qué distingue una solución de intranet moderna de una intranet tradicional y obsoleta? (exceptuando, claro está, el nombre inteligente e innovador.)

Un soporte robusto y técnico combinado con una estrategia, en la que el empleado se sitúa en primer lugar, hace que una intranet moderna sea distinta de su contraparte más tradicional. Junto con las nuevas características que colman las necesidades del trabajador, la intranet moderna debe:

• Introducir herramientas y aplicaciones integradas y agregadas que empoderen a los empleados para realizar todo su trabajo y encontrar información relevante a través de una sola plataforma.
• Personalizar y seleccionar información basada en la función, la ubicación o las preferencias del empleado.
• Ser fácilmente accesible y utilizable por los empleados que estén presentes en la oficina, que trabajen desde casa, o que carezcan de un punto de trabajo físico.
• Impulsar la cultura corporativa obteniendo comunicaciones de empleado consistentes en una ubicación.
• Optimizar las operaciones empresariales digitalizando los procesos manuales y resolviendo con celeridad las necesidades del empleado.

Finalmente, para que la intranet contribuya al resultado final de aumentar la productividad del trabajador, debe aprovechar las capacidades técnicas mejoradas para mejorar las experiencias del colaborador.

Impulsar tu intranet

Con esta visión de las intranets modernas, podrías preguntarte a continuación: ¿Cómo aplico esto a mi intranet obsoleta existente?

Construir una columna vertebral eficaz destinada a la estrategia global de experiencia del empleado, reunir a las partes interesadas de TI, Legal y Recursos Humanos, y otras partes necesarias a fin de responder las siguientes preguntas esclarecedoras de la finalidad de la intranet.

• ¿Cuáles son los factores organizativos clave para los empleados? ¿Cómo es el éxito para ellos?
• ¿Cómo encaja el éxito del empleado en el éxito global de la organización?
• ¿Cómo prefieren las personas llevar a cabo su trabajo?
• ¿Cuáles son las mayores frustraciones de los empleados en su experiencia laboral cotidiana?

La respuesta a tales preguntas te ayudará a crear un soporte que, además de guiar el diseño y la funcionalidad de la intranet, clarifique las métricas que deben seguirse para determinar el éxito e identificar las áreas en que se necesita mejorar. 

No es necesario que la intranet continúe siendo una herramienta despreciada en tu pila tecnológica. Aprende qué necesitarás para modernizar tu intranet y así fomentar la productividad de los empleados, incrementar la colaboración y optimizar las operaciones empresariales.