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CASE STUDY | INFORMATIONSPORTAL IM GESUNDHEITSWESEN

Wissensdatenbank zu COVID-19 in 2 Wochen aufgebaut

Ein US-amerikanischer Krankenhausbetreiber benötigte eine zusätzliche Intranetseite, die dringende Informationen und Ressourcen zu COVID-19 bereitstellt.
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2
Wochen BIS ZUM ROLLOUT
100+
DOKUMENTE ERSTELLT
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Über den Kunden

Das Enterprise Intranet-Team dieses Gesundheitsdienstleisters hatte bereits ein Intranet mit Liferay für die interne Kommunikation zur Unterstützung von Patienten, Mitarbeitern der Einrichtung und Unternehmensteams aufgebaut. Doch als COVID-19 aufkam, musste das Enterprise Intranet-Team umschwenken und sein Intranet mit einer neuen Site erweitern - und zwar schnell.
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Herausforderung

Schon seit Beginn der COVID-19-Pandemie herrschte bei Unternehmen im Gesundheitsbereich ein extrem hoher Informationsbedarf für viele Beteiligten. Mit wachsendem Forschungsstand, aber auch Validierungen für Erkenntnissen brauchte es eine Drehscheibe für Informationen, Werkzeuge und Ressourcen im Zusammenhang mit COVID-19, die für alle Nutzer im Unternehmen. Das Entwicklungsteam sah sich jedoch mit drei Hürden konfrontiert, die es zu überwinden galt, um eine effektive Lösung zu finden:
  1. Ausführung unter Zeitdruck. Die Website musste wegen der Dringlichkeit der Kommunikation und der Informationen, die sie vermitteln sollte, so schnell wie möglich fertig sein.
  2. Kommunikation für unterschiedlichste Zielgruppen. Die Website sollte nicht nur für die medizinischen und klinischen Mitarbeiter der Einrichtung und die Patienten relevant sein, sondern auch für die Personal- und IT-Teams, die plötzlich von zu Hause aus arbeiten mussten.
  3. Herausgabe von sich ständig ändernden Aktualisierungen. Da sich die Umstände im Zusammenhang mit dem Virus so schnell änderten, mussten die Dokumente ständig aktualisiert werden.
Mit dieser Site hat sich für unsere Organisation  Liferay von seiner besten Seite gezeigt. 
Das Enterprise-Intranet-Team
 

Umsetzung

Mehrere Teams, darunter User Experience, IT-Strategie und leitende Pflegekräfte, berieten gemeinsam mit dem Enterprise-Intranet-Team über die Vision für die Website und darüber, wie sie angesichts der ungewöhnlichen Anforderungen bei der Behandlung eines komplexen und sich entwickelnden Themas am besten eingeführt werden sollte.

Das Team nutzte den Asset Publisher von Liferay, um Dokumente zu organisieren und zu veröffentlichen, und erstellte eine globales Terminologie, die für ein intuitives Verständnis entwickelt wurde und es den Benutzern ermöglichte, Benachrichtigungen zu abonnieren, wenn ein Dokument aktualisiert wurde. Site-Administratoren mit COVID-19-Informationen auf verschiedenen Sites kennzeichneten Dokumente so, dass sie mit der Hauptsite verbunden waren. Um sicherzustellen, dass die Benutzer auf die aktuellsten und relevantesten Informationen zugreifen, richtete das Team außerdem separate Seiten für jede Zielgruppe ein.
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Ergebnisse

Trotz der aufgetretenen Schwierigkeiten konnte das Team die neue Website in nur zwei Wochen in Betrieb nehmen und hat "eine Menge positiver Rückmeldungen über das Aussehen und die Funktionen der Website" erhalten.

Der Aufbau der neuen Website hatte weitere unvorhergesehene Vorteile. Das Team hat Inhaltsvorlagen der Hauptseite für eine andere Seite wiederverwendet, deren Ziel es ist, die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden von Mitarbeitern an der Front der medizinischen Versorgung zu unterstützen. Und aufgrund der notwendigen Zusammenarbeit bei diesem Projekt haben nun auch andere IT-Teams gelernt, wie einfach es ist, Inhalte in Liferay zu verwalten.

In Verbindung mit dem Hauptintranet des Teams hat die COVID-19-Support-Site dem Team letztendlich folgende Vorteile gebracht:
  • Zügige Implementierung. Die neue Intranetseite wurde in zwei Wochen in Zusammenarbeit mehrerer Teams erstellt, während mehrere Teams mit der Umstellung auf Remote-Arbeit begannen.
  • Flexibilität in einer Krisenzeit. Da so viele Personen gleichzeitig Ressourcen zu der Website hinzufügten, konnte das Team die Flut an Dokumenten nicht richtig verwalten. Also nutzte man die Fähigkeit von Liferay, sich an individuelle Bedürfnisse anzupassen, und schuf eine Live-Suchfunktion für einzelne Seiten, um nicht funktionierende Links zu bekämpfen.
  • Einfache Navigation und Durchsuchbarkeit. Wie ein Mitglied des Enterprise Intranet-Teams es ausdrückte, waren sie "in der Lage, die richtigen Leute zur richtigen Zeit mit den richtigen Dokumenten zu verbinden", was den Benutzern der Website "Unterstützung und Vertrauen" gab.
Langfristig hat die Arbeit an der Website dem Team gezeigt, wie man sich mit Inhalten, die neu organisiert und aktualisiert werden können, schnell an Veränderungen anpassen kann. Die Zusammenarbeit mit anderen Teams war entscheidend für den Erfolg, und nun kann das Team diese neuen Beziehungen in zukünftige Projekte einbringen.

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