Intranet vs. Extranet: Worin unterscheiden sie sich?

Die Unterschiede zwischen Intranets und Extranets zu benennen, ist keine triviale Aufgabe. Auch wenn es auf den ersten Blick so scheinen mag. Das ist verständlich, da es einige Überschneidungen in der Art und Weise gibt, wie Intranets und Extranets genutzt werden.

Ein modernes Intranet ist eine interne Website, die es den Mitarbeitern ermöglicht, produktiver und nahtlos mit anderen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Extranets hingegen helfen den Mitarbeitern, besser mit externen Kontakten zusammenzuarbeiten. So kann Kunden, Partnern oder Lieferanten ein sicherer Extranetzugang gewährt werden.

Was ist ein Intranet? 

Ein Intranet ist ein privates Netz für Mitarbeiter, das bekannte Internet-Technologien nutzt, aber sicher vom allgemeinen globalen Internet abgeschottet ist.

Was ist ein Extranet? 

Ein Extranet ist eine Erweiterung des Intranets. Es ist weiterhin sicher, aber in diesem Fall handelt es sich um ein maßgeschneidertes B2B-Portal, das auch für  Geschäftspartner (wie z.B. Distributoren, Kunden, etc.) zugänglich ist. 

Unternehmen profitieren – vor allem, wenn ihr Netzwerk und ihre Lieferketten immer komplexer werden – von beidem: Intranet und Extranet. Unabhängig davon, ob ein Intranet oder ein Extranet genutzt wird, vor allem Mitarbeiter profitieren davon, dass ihr Arbeitsleben einfacher und effizienter gestaltet wird. Außerdem sind Intranets und Extranets eine aufschlussreiche Quelle für Daten und Analysen, die das Management in die Lage versetzen, Möglichkeiten zur Verbesserung des Mitarbeiterengagements und der Mitarbeiter-Experience zu finden.

Vorteile bei Kommunikation und Zusammenarbeit durch Intranets und Extranets

Wie würden Sie ein Intranet oder ein Extranet konkret nutzen? Lassen Sie uns zunächst die Vorteile von Intranets und Extranets betrachten:

Intranets steigern das Engagement, die Zusammenarbeit und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Ein gut konzipiertes Intranet ist ein Werkzeug, das den Mitarbeitern die Arbeit erleichtert und das Springen zwischen verschiedenen Websites und Anwendungen, die Ihre Mitarbeiter während eines typischen Arbeitstages nutzen, optimiert. Stattdessen werden alle Informationen, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, an einem einzigen Ort zentralisiert und auf dem neuesten Stand gehalten.  

Extranets können die Vorteile von Intranets auf Ihre Geschäftspartner ausweiten, wobei die Sicherheit und die Kontrolle darüber, wer auf was zugreifen kann, gewahrt bleiben. Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihre Partner wollen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, aber sie müssen auf bestimmte Kundendaten zugreifen, die Sie sicher speichern. Ein Extranet kann die Kollaborationsfunktionen eines Intranets für Externe optimal nutzen, während alle sensiblen Informationen sicher innerhalb des Unternehmens gespeichert werden.

 

Wie können Intranets und Extranets zusammenarbeiten?

Erweitern einer Intranetplattform um Extranetfunktionen

Unternehmen mit großen Partner- und Lieferantennetzwerken oder anderen externen Benutzergruppen, müssen heute eine Vielzahl von Anforderungen berücksichtigen. Gut konzipierte Extranets ermöglichen es Unternehmen, nützliche und produktive Workspaces für jede Zielgruppe zu schaffen.

Die Erstellung und Pflege eines Extranets zu rechtfertigen, kann jedoch besonders für Teams mit begrenzten Entwicklungsressourcen eine Herausforderung sein. Ihr Extranet als Erweiterung Ihres Intranets umzusetzen, ist eine Möglichkeit, dieses Hindernis zu überwinden. Auf diese Weise können Sie unter anderem Komponenten wiederverwenden, die für alle Zielgruppen von Nutzen sind.

Sie können konsistente und verknüpfte Datenbanken zwischen verschiedenen Standorten aufrechterhalten und sicherstellen, dass die Sicherheitsrichtlinien je nach Standort und Benutzer korrekt angewandt werden. Dadurch wird das Risiko verringert, dass externe Parteien Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten. In vielerlei Hinsicht kann es hilfreich sein, Ihr Extranet als ein Teilprojekt Ihres Intranets zu betrachten, das denselben Standards und Designprozessen unterliegt, auch wenn jede Site Dienste anbietet, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe zugeschnitten sind.

Extranets sind für Komplexität gemacht – kontrollierter Zugang zu einem B2B-Portal

Extranets eignen sich für die Verwaltung äußerst komplexer Geschäftsprozesse und -beziehungen sowie Kommunikation und Zusammenarbeit. Damit leisten sie mehr als ein Intranet allein leisten kann. Hewlett Packard Enterprise beispielsweise nutzt ein Extranet, um sein Ökosystem globaler Partnern zu unterstützen: 650.000 Benutzer in 174 Ländern und mit 25 Sprachen. Die Umstellung auf eine einzige, globale URL war für Hewlett Packard bahnbrechend im Hinblick auf die  Beziehungen des Unternehmens zu allen seinen Partnern.

 

Auch die Volkswagen Group France verwendet sowohl ein modernes Intranet als auch ein Extranet, um mehr als 30.000 Benutzer auf 5 Brand-Websites zu verwalten. Während das Intranet mitarbeiterspezifische Dienste für die Teammitglieder bereitstellt, wie z.B. die Buchung eines Konferenzraums, versorgt das Extranet alle Vertragshändler mit Unternehmensnachrichten und anderen Informationen, die sie für das Tagesgeschäft benötigen. Durch die Integration mit dem Intranet können sie auf denselben Bestand an Geschäftsdokumenten zugreifen, was die Verwaltung der Inhalte für das Volkswagen Team erleichtert.

 

Gemeinsamkeiten von Intranets und Extranets

• Leistungsstarke Suchfunktionen – Da sie beide auf modernen Webtechnologien basieren, verfügen sowohl Intranets als auch Extranets über leistungsstarke Suchfunktionen, die Mitarbeitern das Auffinden der richtigen Dokumente und Funktionen erheblich erleichtern. Dies ist besonders im Extranet-Kontext wichtig, da es die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zwischen verschiedenen externen Gruppen unterstützt – damit alle buchstäblich auf derselben Seite sind.  
• Externe Software-Integration – Sowohl Intranets als auch Extranets sind in der Lage, Software-Integrationen zu ermöglichen Selbstverständlich variiert die genaue Anwendung dieser Funktion von Projekt zu Projekt und von Ökosystem zu Ökosystem. Diese Integrationen helfen sowohl Mitarbeitern als auch Geschäftspartnern, indem sie vertraute Tools an einem Ort versammeln – das kann alles sein, von Google Workspace bis Office 365, Salesforce, Slack, SharePoint Online und mehr. Oberstes Ziel dabei ist es, die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern.

Unterschiede zwischen Intranets und Extranets

• Interner vs. extern Betrieb – Während beide als zentrale Ablage für wichtige Dokumente und Projekte dienen und auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Gruppen ermöglichen, wird ein Intranet intern betrieben, während bei einem Extranet der Zugang über eine sichere webbasierte Plattform wahrscheinlich ist. Auch die technische Struktur ist in der Regel unterschiedlich, insbesondere in Bezug auf Berechtigungen und Zugangsregeln, die vom Projekteigentümer festgelegt werden können.
• Verschiedene End Users – Beide Plattformen bieten Funktionen für die Verwaltung von Inhalten und Dokumenten. Der Hauptunterschied besteht darin, dass ein Intranet auf die Nutzung durch Mitarbeiter ausgerichtet ist, während ein Extranet die Bearbeitung von Dokumenten für externe Parteien wie Lieferanten, Agenturen, Partner usw. erleichtert.
• Datenschutz und Sicherheit – Wenn es um Datenschutz und Sicherheit geht, gibt es einige Unterschiede zwischen Intranets und Extranets. In einem Intranet werden Passwörter und Datenverschlüsselung verwendet, um den Anforderungen interner Gruppen und der Sicherheit der Unternehmensdaten gerecht zu werden. Für Extranets werden oft zusätzliche Sicherheitskomponenten eingesetzt, um den externen Zugriff auf vertrauliche Daten und Tools zu schützen. Dazu gehören beispielsweise Firewalls, um bestimmte Informationen vom privaten Netz zu isolieren. Identitätsauthentifizierung sowie Zugriffs- und Berechtigungsmanagement können ebenfalls als zusätzliche Schutz eingesetzt werden.

Benötigt mein Unternehmen ein Intranet oder ein Extranet?

Wenn Ihr Unternehmen vor der Entscheidung steht, ob es ein Intranet oder ein Extranet – oder beides – aufbauen oder erweitern soll, ist die wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten: Verfügen wir über die Ressourcen, um den Nutzern ein großartiges Erlebnis zu bieten?

Unternehmen müssen ihre Intranets und Extranets sorgfältig pflegen und verbessern, damit sie benutzerfreundlich sind und den Nutzern einen echten Mehrwert bieten. Das bedeutet, regelmäßig Feedback einzuholen und Korrekturen und Funktionswünsche in Aktualisierungen einzubeziehen. 

Denken Sie daran, dass Intranets und Extranets mit unterschiedlichen Ziele betrieben werden. Während es beispielsweise für Ihr Intranet angemessen ist, eine Seite für den firmeneigenen Joggingclub einzurichten, ist diese Art des Teambuildings für Ihre Lieferanten weniger relevant. Stellen Sie sicher, dass Ihr Extranet die Beziehungen, die Sie zu Ihren Partnern aufgebaut haben, angemessen widerspiegelt. Sie entwerfen ein Tool für Ihre Partner, nicht für Ihre eigenen Unternehmensinitiativen. Wenn das Ergebnis gelungen ist, werden die dadurch gewonnene Loyalität und Zufriedenheit auf lange Sicht ein eigener ROI sein.

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Die Digital Experience Plattform als Grundlage von Intranets und Extranets 

Auch wenn es Unterschiede zwischen Extranets und Intranets gibt: Meistens geht ihre Entwicklung doch Hand in Hand. Deshalb ist es für Unternehmen wichtig, Daten an zentralen Stellen vorzuhalten und diese über Content Services in die verschiedenen Umgebungen - sei es ein Intranet, Extranet oder auch ein Kundenportal oder eine ganze Corporate Website - auszuspielen.

Das Mittel der Wahl für diese Aufgaben sind sogenannte Digital Experience-Plattformen (DXPs). Sie ermöglichen es, Web-Portale mit den unterschiedlichsten Datenquellen anzubinden, und so eine einheitliche Customer Experience zu ermöglichen. Mit eingebauten “Out-of-the-box”-Modulen zum Beispiel zur Benutzerverwaltung, für Workflows und Content Management können sie die unterschiedlichen Anforderungen von Intranets und Extranets dennoch auf einer einzigen technologischen Plattform abbilden. 

Liferay DXP ist dabei ein führendes Open-Source-System, das in tausenden von Intranet und Extranet-Projekten weltweit zum Einsatz kommt. Weitere Informationen zum Produkt finden Sie hier.