In den letzten Monaten haben Millionen von Mitarbeitenden begonnen, von zu Hause aus zu arbeiten. Der Grund: Einschränkungen aufgrund der COVID-19-Pandemie. Diese Veränderung führte insbesondere bei Arbeitgebern zu Befürchtungen hinsichtlich der Mitarbeiterproduktivität: Würden Mitarbeitende an ihrem Remote-Arbeitsplatz genauso produktiv sein wie im Büro?

Die Zukunft von Remote Work

Auf dem Weg zu einer neuen Normalität scheint es sehr wahrscheinlich, dass die „Remote Work“-Revolution schneller als erwartet erfolgt. Richard Eisenberg schrieb schon zu Beginn der Pandemie auf Forbes.com: „Nachdem sich nun gezeigt hat, dass für Millionen von Arbeitnehmern die Arbeit von zu Hause aus sehr wohl möglich ist, stehen die Chancen gut, dass nach Ende der COVID-19-Krise mehr Arbeitgeber bereit sein werden, zumindest einigen Mitarbeitenden zeitweise die Heimarbeit zu ermöglichen.“ Die spannende Frage an dieser Stelle lautet: Können überwiegend verteilt bzw. stark dezentralisiert arbeitende Mitarbeitende (Remote in Teilzeit, Fabrik, Außendienst, Einzelhandel usw.) die Produktivität aus Zeiten vor der Pandemie erreichen oder sogar übertreffen? Eine Studie der Stanford Graduate School of Business ergab, dass Arbeitnehmer zu Hause 13 Prozent produktiver waren als ihre Kollegen im Büro.

Aktuell scheint die Welt um uns herum wie ein gigantisches Laborexperiment, mit dem Ziel diese Ergebnisse zu validieren. Aber es gibt zahlreiche Ansätze, mit denen Unternehmen, die ein Intranet betreiben, die Produktivität moderner Mitarbeitenden steigern können – unabhängig davon, wo die Arbeit verrichtet wird.

Was ist ein innovatives Intranet?

Der Digital Workplace umfasst die gesamte Palette an Werkzeugen, die ein Unternehmen verwendet, um seinen Mitarbeitenden das Arbeiten zu ermöglichen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem Intranet. Wenn Ihnen bei dem Wort „Intranet“ Bilder von altbackener Software für das Teilen von Dateien und die Erstellung von generischen Team-Sites in den Sinn kommen, sind Sie nicht allein. Aber im Jahr 2020 ist es wirklich an der Zeit, etwas Größeres anzustreben. Heutzutage dienen innovative Intranets dank ihrer Funktionsvielfalt als offizieller Kommunikationskanal für Unternehmen sowie als Ort der Zusammenarbeit, der Suche nach zuverlässigen Informationen und dem Austausch mit internen Experten. Diese Fähigkeiten sind selbst in guten Zeiten wichtig, aber sie erlangen entscheidende Bedeutung, wenn Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten und nicht einfach einem Kollegen am Nachbartisch eine Frage stellen können.

Hier sind drei Grundanforderungen an innovative Intranets:

Ein Intranet sollte ein vertrauenswürdiger Kommunikationskanal sein und die betriebliche Konsistenz fördern

Mitarbeitende müssen schnell und einfach offizielle Mitteilungen und eine vertrauenswürdige Inhaltsdatenbank finden, um ihren Kunden weltweit eine einheitliche User Experience bieten zu können. Führungskräfte möchten sicher sein, dass ihr primärer Kommunikationskanal für das Unternehmen angenommen wird und dass die Mitteilungen gelesen werden. Allerdings sollten innovative Intranets nicht nur von oben nach unten kommunizieren, sondern alle Ebenen des Unternehmens miteinander verbinden – indem sie allen Beschäftigten ermöglichen, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Inhalte müssen auf jedem beliebigen Gerät verfügbar sein, um alle Mitarbeitende zu erreichen – auch solche außerhalb des Unternehmens, z. B. in Tochtergesellschaften, Fabriken, Einzelhandelsgeschäften, Zweigstellen oder Franchiseunternehmen. Dabei müssen Inhalte so personalisiert und an unterschiedliche Mitarbeitersegmente angepasst sein, dass jeder Einzelne nicht nur das sieht, was für ihn wichtig ist, sondern diese Informationen auch problemlos zwischen Kollegen und Teams austauschen kann. Innovative Intranets erleichtern das Auffinden interner Experten und bieten Integrationen für gängige Chat-Tools, die den aktuellen Online-Status anzeigen und schnelle Ad-hoc-Gespräche ermöglichen.

Es liegt auf der Hand, dass Remote-Mitarbeitende häufig schwieriger zu managen und auf Ziele auszurichten sind. Ein verlässliches Kommunikationsmittel wie ein Firmen-Intranet kann jedoch dabei helfen, Unternehmensziele klar zu formulieren, Silos in der gesamten Organisation aufzubrechen und das Unternehmen unterstützen, einen einheitlichen Service für Kunden auf der ganzen Welt bereitzustellen.

Ein Intranet sollte Angestellten eine an den B2C-Sektor angelehnte User Experience bieten

„Veraltete standortinterne oder selbst entwickelte Intranets können nicht mit aktuellen der Mitarbeiter nicht Schritt halten. Intranets gehören für viele Mitarbeitende zu den unbeliebtesten Produktivitätstools.“

Forrester’s Now Tech: Intranet Platforms, Q1 2020

Jedes Unternehmen sollte sich zum Ziel setzen, ein Intranet anzubieten, das von den Mitarbeitern geschätzt wird. Aber wie begeistert man seine Mitarbeiter für ein Intranet?

In wenigen Worten: Gestalten Sie das Intranet nach den Vorstellungen und zum Nutzen Ihrer Mitarbeitenden – dann gewinnt auch das Unternehmen. Werfen Sie einen Blick über den Tellerrand, auf den B2C-Sektor: B2C-Erlebnisse für Konsumenten sind auf den Käufer ausgerichtet, erlauben das möglichst reibungslose Recherchieren und Kaufen von Produkten. In Anlehnung an digitales Marketing und digitalen Vertrieb sollte auch ein innovatives Intranet zum Ziel haben, reibungslose Geschäftsabläufe im Unternehmen zu ermöglichen, um Mitarbeitenden Kapazitäten für wichtigere Aufgaben zu geben. 

Zuerst sollte ein innovatives Intranet in der Lage sein, „Störgeräusche“ zu reduzieren. Mitarbeitende werden täglich mit Informationen, Daten und Inhalten überschwemmt. Mit einem feingranularen Berechtigungssystem kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitende nur das sehen, was sie benötigen. In der Folge lässt sich mit einer Personalisierung auf der Grundlage von Mitarbeitersegmenten die Anzeige von Inhalten so priorisieren, dass jeder Anwender die für ihn relevanten Informationen erhält. Diese Segmente können aus Basis von Regionen oder Bürostandorten angelegt werden, damit wichtige lokale Inhalte zuverlässig angezeigt werden. Auch KI-gestützte Inhaltsempfehlungen basierend auf den Interessen des Anwenders sind ein sinnvolle Option. 

Wenn all das nicht ausreicht, um Mitarbeitende mit allen erforderlichen Ressourcen zu versorgen, ist der zweite Schritt die Einrichtung einer intuitiven Navigation zum Auffinden von Inhalten und Assets. Vermutlich noch wichtiger ist die Bereitstellung einer leistungsstarken Google-ähnlichen Suchfunktion, die sowohl das Intranet als auch die angeschlossenen Systeme durchsucht.

Jetzt fehlt nur noch eine visuelle Präsentation, die Ihre Markenwerte stärkt und gleichzeitig angenehm in der Nutzung ist. Geben Sie Ihren Business-Nutzern die Möglichkeit, auf einfache Weise eigene Sites für ihre Teams und Projekte zu erstellen. Gestalten Sie die User Experience Ihrer Mitarbeitenden mit derselben Sorgfalt, die Sie bei Ihren Kunden walten lassen. Das sorgt nicht nur dafür, dass Ihre Mitarbeitenden effektiver arbeiten können und sich wertgeschätzt fühlen, sondern hilft auch dabei, wertvolle Talente länger an Ihr Unternehmen zu binden.

Alle diese Faktoren verbessern die Arbeitsbedingungen Ihrer Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Arbeitsort, ihrer Arbeitsweise und dem Gerät, an dem sie arbeiten. Sie stärken die globale Fokussierung auf Prioritäten, fördern das Mitarbeiter-Engagement und geben allen das Gefühl, Teil einer gemeinsamen Sache zu sein.

Ein Intranet sollte den Geschäftsbetrieb digital optimieren

Eine weitere Funktion eines innovativen Intranets ist die Möglichkeit, Geschäftsvorgänge zu digitalisieren, so dass sie auch von Remote-Mitarbeitern erledigt werden können. Ältere und etabliertere Unternehmen haben möglicherweise noch viele kritische Prozesse, die manuell oder papierbasiert sind und die Home Office nur mit Schwierigkeiten oder gar nicht zu erledigen sind. Im Falle einer schwerwiegenden Arbeitsunterbrechung im Büro stellt dieser Umstand die Geschäftskontinuität infrage. Die Digitalisierung von Prozessen und in der Folge ihre Handhabung über Desktop- oder Mobilgeräte bietet Mitarbeitenden nicht nur die Möglichkeit, die gesamte Arbeit mit nach Hause zu nehmen, sondern optimiert auch den täglichen Betrieb, da Sie die Bearbeitungszeit messen, Engpässe identifizieren und die Effizienz steigern können. Wie einige Unternehmen festgestellt haben, eröffnen sich dadurch auch mehr Gelegenheiten für Mitarbeitende auf verschiedenen Unternehmensebenen, sich auszutauschen und zusammenzuarbeiten, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Jede Unternehmensführung sollte sich die Frage stellen: „Womit verbringen meine Mitarbeitenden zu viel Zeit und welches Geschäftsziel wird dadurch behindert oder blockiert?“ Eventuell lassen sich die Integrations- und Prozessautomatisierungsfähigkeiten eines innovativen Intranets nutzen, um diese Prozesse zu rationalisieren und zu digitalisieren, Komplexitäten zu beseitigen und die Zeit zu reduzieren, die Mitarbeiter für geringwertige Aufgaben aufwenden. Als HR-Leiter sind Sie womöglich der Meinung, dass Ihr Team zu viel Zeit mit E-Mails und Textnachrichten zu Urlaubsanträgen, Krankschreibungen, Sachbezügen oder Arbeitszeitkonten verbringt. Self-Service-Angebote, mit denen die Mitarbeitenden Probleme in Sekundenschnelle lösen können, sorgen nicht nur für mehr Zufriedenheit, sondern verschaffen Ihrem HR-Team auch den Freiraum, sich besser um die Mitarbeitenden zu kümmern.

Anpassung an die „neue Normalität“

Innovative Intranets werden zunehmend (wieder) zu einem strategischen Erfolgsfaktor für den Digital Workplace. Sie sind als Dreh- und Angelpunkt Ihres Digital Workplace von entscheidender Bedeutung und tragen dazu bei, Ihr Unternehmen in turbulenten Zeiten wettbewerbsfähig zu halten. Die Fähigkeit eine offizielle und doch wechselseitige Kommunikationsschnittstelle zu etablieren, ein nutzerzentriertes und anwenderfreundliches Intranet zur Erledigung wichtiger Aufgaben zu schaffen sowie Geschäftsabläufe digital zu transformieren sind entscheidend, um jederzeit in der Lage zu sein, schnell und skalierbar auf Remote Work umzustellen und die Produktivität auch außerhalb des Büros hochzuhalten. Es liegt auf der Hand, dass die Digitalisierung eine wesentliche Voraussetzung für die Überlebensfähigkeit von Unternehmen ist. Eine innovative Intranet-Strategie ist dabei ein entscheidender Faktor, um den Erfolg Ihrer Mitarbeitenden im Home Office zu gewährleisten.