Es difícil encontrar empresas que no sufran con la comunicación efectiva dentro de su lugar de trabajo. De hecho, un 86% de los ejecutivos mencionan a la comunicación ineficiente como la causa de los fracasos en el lugar de trabajo. Si manejas una empresa pequeña, es más fácil reunir a todos en una misma habitación para una actualización o discusión del negocio. Para las compañías, el desafío de comunicarse entre culturas, geografías y zonas horarias conlleva una cantidad significante de tiempo y recursos.

Las intranets son una forma poderosa de enfrentar estos desafíos de manera rentable. Por ejemplo, Liferay DXP viene con bases de conocimiento, foros y una plataforma de blogs lista para usar, lo que significa que configurarlos es simplemente una cuestión de agregar a sus usuarios y habilitar cada función. Aún mejor, la naturaleza de estos canales colaborativos le brindan a la jefatura un camino para fomentar  la transparencia y la comunicación abierta en la organización. 

Encontrarás características de comunicación similares entre plataformas de intranets porque estos canales han existido durante años, con tiempo suficiente para madurar y evolucionar de acuerdo a las necesidades reales del usuario. No es necesario reinventar la rueda al configurar los foros, blogs o una base de conocimiento en su intranet, pero elegir una plataforma moderna de nivel empresarial garantiza una experiencia de usuario pulida donde los empleados se sientan cómodos usándolo, así también un refinamiento general que tal vez no puedas lograr si construyes una desde cero.

Para empezar, aquí hay 3 desafíos comunes que las empresas deben enfrentar, y cómo una intranet puede mejorar su solución.

Desafío #1: Necesito arreglar mi comunicación de arriba hacia abajo.

Su empresa lucha por mantener informados a los equipos correctos sobre anuncios importantes de la compañía, como nuevos productos, recursos, políticas, etc. Publican información en su portal empresarial, pero nadie parece leerla. Si este es uno de sus principales desafíos, aquí hay algunas cosas para implementar que tendrán un impacto rápido.

• Configure analytics para rastrear la participación del usuario. Analytics en intranets a menudo se pasan por alto debido a factores de costos. Sin embargo, sí puede configurar métricas básicas de la página, como vistas y porcentajes de clicks, lo que permitirá abordar las brechas que impiden que sus anuncios lleguen.
• Facilite una forma para que personas hagan preguntas. Lo mejor del intercambio de información proviene de comentarios, especialmente cuando miembros de diferentes equipos intervienen y resuelven diversas preguntas.
  
• Contenido objetivo basado en el rol. Al automatizar la gestión, puedes asegurarte de que solo los anuncios relevantes lleguen a cada empleado, eliminando la conversación restante de la compañía de la que no tienen que preocuparse. Liferay DXP tiene una aplicación llamada Asset Publisher que puede dirigir todo el contenido dentro de Liferay, desde artículos de bases de conocimiento hasta posteos de blogs. Otra opción es organizar los anuncios por temas y permitir que los empleados escojan aquellos por los que quieren ser notificados.

Desafío #2: Quiero fomentar la comunicación interdepartamental.

Sus equipos parecen no hablar entre ellos, dificultando la coordinación de iniciativas. Terminas con inconsistencias en marketing, visión de producto o soporte de cliente debido a toma de decisiones aisladas. El mejoramiento de comunicaciones interdepartamentales suelen involucrar cambios en la cultura organizacional, pero con su intranet hay diferentes acciones que pueden facilitar el proceso.  

• Alentar blogs de equipos. A veces, las brechas de comunicación entre departamentos se reducen a no conocer la persona correcta a contactar. Cuando un miembro del equipo publica actualizaciones periódicas, otros empleados saben a quién dirigirse cuando surge una pregunta.
  
• Configurar un foro de empresa. Tableros de mensajes y foros suelen ser un canal más informal, por lo que empleados sienten menos presión para armar algo perfeccionado como lo harían para una comunicación para toda la empresa. Esto lleva a los equipos a obtener información más rápidamente para aquellos que la necesitan.
• Dedicar recursos para mejorar la UX. Busque que sea lo más sencillo posible compartir información en su intranet. La adopción de usuario suele ser un obstáculo para las intranets, pero al optimizar la UX para tareas comunes, puedes aumentar la probabilidad de que las personas lo usen.

Desafío #3: Quiero escuchar más comentarios de los empleados.

La gerencia quiere escuchar más comentarios en tiempo real de sus trabajadores sobre cómo la empresa puede mejorar. Algunos llegan, pero provienen de una pequeña selección de personas o no son lo suficientemente específicos. Hacer espacio para la retroalimentación puede ser difícil, pero crear los canales adecuados puede ayudar mucho a empoderar a los empleados en sus roles. 

• Realizar una encuesta de retroalimentación de trabajadores. Hay muchas herramientas que se pueden usar para crear formularios rápidamente y enviarlos al personal. Puedes ejecutar esto como una campaña única con una fecha límite o crear plantillas de comentarios que estén disponibles cuando alguien tenga algo que enviar.
• Cree espacio para comentarios dentro del flujo de trabajo normal. Un desafío con los formularios o encuestas es que tienden a enfocarse en lo que la directiva quiere saber, y no en lo que los empleados quieren compartir. Al integrar el proceso de comentarios con diferentes tareas, puedes capturar retroalimentación en tiempo real a medida que los trabajadores piensan en ello. Por ejemplo, Liferay DXP tiene un buzón de sugerencias para artículos de conocimiento base, las cuales se muestran a los autores de contenidos. Esto también hace que sea más fácil comunicar a los empleados que sus notas están siendo respondidas y que se está actuando en relación a estas. 
  

Las Intranets Funcionan Mejor Cuando Están Adaptadas Para Su Compañía

Ninguna herramienta digital resuelve todos los problemas de comunicación. La gerencia aún necesita trabajar en abrir la comunicación a través de su cultura e interacciones personales. Para ello, hay muchos canales conocidos como reuniones, revisiones trimestrales, encuestas de fin de año, conversaciones informales en el almuerzo, entre otros; que pueden fortalecerse con una intranet. Si puedes implementar un balance adecuado de herramientas para las necesidades únicas de su compañía, entonces puedes resolver los problemas de comunicación más rápido, mejorando la satisfacción y productividad laboral.