Durante más de un siglo, el paradigma del entorno de trabajo en la oficina moderna ha permanecido inalterable. Aunque las tecnologías online han contribuido a un aumento reciente del número de autónomos que trabajan desde cualquier lugar o desde casa, la mayoría de las empresas siguen confiando en el modelo tradicional de oficina.

No obstante, la pandemia mundial de COVID-19 ha puesto en entredicho este modelo y las empresas se han visto obligadas a permitir que su personal trabaje desde casa. Como resultado, los planteamientos de entornos de trabajo híbridos se han convertido en la norma. Con el futuro de la pandemia todavía en un mar de incertidumbre, el lugar de trabajo híbrido parece haber llegado aquí para quedarse.

Mantener un nivel de moral alto en el espacio de trabajo y de engagement con los empleados es una tarea difícil en una oficina. En un entorno híbrido, esto se hace aún más difícil debido a los retos de comunicación. Las empresas deben hacer un esfuerzo adicional para mantener la conexión con los empleados y proporcionarles apoyo adicional en estos momentos de estrés.

¿Qué es un entorno de trabajo híbrido?

Un espacio de trabajo híbrido es un acuerdo en el que una organización combina el trabajo de oficina con el trabajo a distancia. Mientras que algunas personas, especialmente las que se dedican a las tareas principales, trabajan desde la oficina, otras pueden optar por trabajar desde casa.

Aunque este sistema alcanzó rápidamente la adopción generalizada debido a la pandemia, las tecnologías que lo hacen factible están disponibles desde hace varios años. Las empresas han tendido a rehuirlo debido a la preocupación por la productividad, la erosión de la ética del trabajo y los desafíos relacionados con el espíritu de equipo.

Los espacios de trabajo híbridos hacen un uso intensivo de Internet para la comunicación. Se utilizan videoconferencias online, plataformas de colaboración y otros programas especializados para garantizar la coordinación y la comunicación entre equipos dispersos.

Beneficios de los entornos de trabajo híbridos

Un entorno de trabajo híbrido puede tener los siguientes beneficios y ventajas con respecto a trabajar solo en la oficina.

1. Beneficios para los empleados

Dada la actual situación de pandemia, es importante destacar el mayor beneficio para el personal de los espacios de trabajo híbridos: una mayor protección contra las infecciones víricas. Además, los empleados también han informado de otras mejoras en la calidad de vida.

Sin necesidad de largos desplazamientos, las personas pueden reducir costes y utilizar el tiempo ahorrado en otros aspectos de su vida. Esto, combinado con un horario de trabajo relativamente más flexible, ayuda a los individuos a mantener un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida privada.

2. Beneficios para la productividad

Durante los primeros días de la pandemia, una de las principales preocupaciones de las organizaciones que se veían obligadas a adoptar el trabajo a distancia era el posible impacto en la productividad de los empleados. Estos temores resultaron ser exagerados, ya que múltiples encuestas demostraron que la productividad mejoraba realmente con el teletrabajo.

Esto se debe a varios factores, en gran medida a las ventajas que se han mencionado anteriormente para los empleados. Es un hecho demostrado que las personas que mantienen un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada tienden a ser más productivas.

Además, el lugar de trabajo híbrido pone más énfasis en la autonomía de los empleados: con menos microgestión, se anima a los individuos a ser más proactivos, fiables y responsables.

3. Beneficios para los costes y los recursos humanos

Adquirir y mantener un espacio de oficina es caro. En un espacio de trabajo híbrido, las organizaciones pueden optar por reducir el tamaño de las oficinas existentes y vender/alquilar los bienes inmuebles sobrantes. En una coyuntura económica adversa, el ahorro de costes que esto supone puede ser muy útil, especialmente para las empresas más pequeñas.

En un marco de oficina tradicional, el departamento de RRHH tiene graves limitaciones para contratar a trabajadores con talento. Solo pueden contratar a aquellos que puedan/estén dispuestos a desplazarse diariamente a la oficina. Con una configuración híbrida, el departamento de RRHH dispone de una reserva de talento más amplia para contratar.

El papel de la tecnología en un entorno de trabajo híbrido

No habría un despliegue eficiente y productivo de un lugar de trabajo híbrido sin tecnologías de la información modernas. Todo el modelo se construye en torno a una red online dentro de la organización que conecta a todo el mundo: es la "intranet".

Por definición, una intranet es cualquier red digital privada utilizada por las organizaciones para las comunicaciones seguras entre los empleados y la dirección. Se utiliza para todo, desde el almacenamiento de datos hasta la colaboración entre equipos, el intercambio de noticias y actualizaciones, la socialización de los empleados, etc.

En la época anterior a la pandemia, la intranet se utilizaba predominantemente en un entorno de oficina, a través de los ordenadores de la oficina, los portátiles y otros dispositivos móviles propiedad de los empleados. Pero con algunos ajustes y precauciones de seguridad, el sistema puede acomodar fácilmente un entorno de trabajo híbrido.

En este nuevo contexto, la tecnología de intranet se puede utilizar para mejorar el engagement de los empleados de las siguientes maneras:

1. Actúa como repositorio central de información

Los departamentos y equipos separados por la distancia física necesitan un repositorio central de información fiable y accesible. Esto incluye cualquier comunicación de los altos cargos, informes a nivel de departamento, contenido de marketing y ventas, blogs y otros datos importantes de la empresa.

Tener todo en un solo lugar ayuda a mejorar la colaboración y la productividad. También facilita una comunicación rápida y eficaz entre la empresa y sus empleados, lo que siempre es crucial para la moral y la concentración. La adición de componentes sociales, como los hilos de chat de los empleados y las opiniones, ayudará a aumentar el engagement de los empleados en un entorno híbrido.

2. Ofrece experiencias online personalizadas

En los círculos de ecommerce, la personalización de las experiencias de los clientes es un término clave. Algo similar puede aplicarse también dentro de una organización, pensando en los empleados. Al usar herramientas de segmentación inteligentes, los altos cargos pueden asegurarse de que los empleados solo reciban mensajes altamente relevantes y decisivos para el proyecto.

Actuando como un filtro interno de spam, esta disposición es estupenda tanto para aumentar la productividad como la seguridad de los datos garantiza que los datos sensibles queden restringidos a los empleados que tienen la autorización y los privilegios administrativos necesarios. En un modelo de trabajo híbrido, en el que la mitad de la plantilla trabaja con redes externas y dispositivos personales, esto tiene una enorme importancia.

3. Permite un análisis inteligente de las experiencias de los empleados

Al igual que en Internet, una intranet empresarial también puede acumular una cantidad ingente de datos de usuarios en función de cómo utilicen sus diferentes servicios y funciones. Las organizaciones pueden analizar datos para obtener información clave sobre los niveles de productividad y engagement de los empleados. Estos conocimientos pueden utilizarse para mejorar las herramientas de comunicación y colaboración existentes para ayudar a sus empleados a trabajar mejor.

4. Facilita la incorporación a distancia

Los espacios de trabajo híbridos permiten a las empresas contratar a empleados que incluso pueden estar ubicados en el extranjero. Incluso cuando se contrata talento local, las restricciones de la pandemia pueden impedir que las empresas completen el onboarding en persona en la oficina. Una intranet puede llenar los vacíos en tal caso, al dar acceso a una amplia gama de contenidos de formación. RRHH puede utilizar los vídeos de formación, el chat instantáneo y las videoconferencias para presentar a los nuevos empleados a sus compañeros de trabajo y a los altos cargos. Los grupos de chat de la oficina y otros espacios de colaboración también ayudarán a poner al día a los recién llegados, a distancia.