El diseño de portales web es una materia objeto de estudio desde hace muchos años, que ha evolucionado desde el nacimiento de los primeros gateways estáticos (recordemos AOL o Yahoo). La experiencia de front-end de los portales se puede personalizar y configurar para que tenga un look atractivo, pero en lo que realmente puede destacar un portal es en el diseño de su infraestructura. Un portal moderno y bien diseñado puede echar por tierra numerosos sistemas dispares heredados y convertirlos en una única solución comercial adaptada a su empresa.

Estos cinco pilares del diseño de un portal web abordan algunas de las principales motivaciones de las organizaciones para desarrollar portales, como puede ser: para permitir una colaboración más unificada o la integración de sistemas. Al incorporar estos elementos básicos, se puede obtener un retorno inmediato de su proyecto de portal y asegurarse de que se está utilizando la tecnología adecuada para ello.

1. SSO para multi-sites

En la transición de lo físico a lo digital, han proliferado numerosas soluciones con una única vía de registro de usuarios. Aun hoy, los sitios web de retail aun exigen al usuario realizar distintos registros para hacer diferentes consultas: estado de pedidos, bonus conseguidos, ofertas disponibles, etc. Otras empresas, por ejemplo, exigen el registro en distintos sites para acceder a diferentes tipos de información: acceder al parte de horas, hacer reclamaciones, etc.

Los portales permiten el acceso a múltiples sites a través de Single Sign On (SSO), evitando las molestias que supone tener que registrarse en distintos sites una y otra vez. Los portales modernos deberían, además, ofrecer una autenticación basada en OAuth, que permitiera a los usuarios registrarse en un portal a través de sus identidades de Facebook, Google u otro tipo de plataforma social.

Cómo se utiliza:

• Hewlett Packard cuenta con un portal global de partners que da servicio a 650.000 usuarios, de 174 países. Cada país utiliza su propio site, pero aprovechando las ventajas que brinda una autenticación por SSO en un portal, son capaces de disponer de una única URL global que enviar a toda su red de partners. Estos solo tienen que registrarse una única vez para acceder a todos los servicios que necesitan. El gran ahorro de tiempo que supone mantener un único site debería ser motivo más que suficiente para dar muestra de la gran ventaja competitiva que aporta la incorporación de esta funcionalidad, especialmente para compañías que cuentan con la convivencia de múltiples sites a lo largo de su historia.

2. Localización y distribución de la comunicación.

Con el incremento en el número de oficinas globales y sedes de negocio, las organizaciones necesitan tener una manera de gestionar la traducción, la localización y la distribución de su contenido. Los mejores portales web tienen las suficientes funcionalidades WCM (de Sistema de Gestión de Contenido Web, por sus siglas en inglés) para crear múltiples localizaciones de la misma página web, permitiendo a los administradores focalizarse en la elaboración y publicación de sus comunicaciones.

 

Cómo se utiliza:

• Domino´s cuenta con una intranet con diferents sites para sus tiendas, franquiciados y oficinas corporativas. El equipo de comunicación interna envía diferentes alertas y noticias para cada audiencia, pero, gracias a la convivencia de estos tres sites en el mismo portal, el equipo puede gestionar todo desde un único punto. Esto permite aprovechar los valiosos recursos de tiempo de este equipo, que, de otro modo, lo emplearían en gestionar estas comunicaciones en distintos sites, buscando documentos y replicando el contenido en diferentes repositorios. Y, en el front-end, los usuarios únicamente ven el contenido que es relevante y personalizado para ellos.

3. Componentes reutilizables.

Los portales deberían poder construirse de forma rápida, tanto la versión web como la móvil. Esto puede implicar la necesidad de replicar funcionalidades estándar a través de los distintos sites, como cuando una organización necesita crear sites departamentales para cada uno de los equipos, o la reutilización de componentes web al construir aplicaciones móviles. Para organizaciones que gestionan una suite de aplicaciones móviles, asegurarse de que su portal permite su reutilización desde el principio le pondrá en una buena posición para poder innovar de forma más rápida.

Cómo se utiliza:

• Telx tiene una necesidad muy específica de sus clientes de contar con una aplicación móvil nativa, que pudiera gestionar los perfiles con acceso a sus centros de datos. Gracias a que esta funcionalidad ya fue implementada previamente en su portal, la compañía pudo ser capaz de utilizarla y desarrollarla en una aplicación móvil sin necesidad de desarrollar algo adicional. Esta capacidad para reutilizar componentes comerciales clave en todos sus puntos de contacto digitales es un bien muy preciado, y mantiene una experiencia consistente con un pequeño esfuerzo adicional.

4. Gestión de flujos de trabajo.

Además de la administración de documentos basada en roles, los portales permiten a los usuarios finales con un perfil no técnico trasladar sus flujos de trabajo habituales a una plataforma de colaboración. Los flujos de trabajo avanzados se pueden configurar de acuerdo con el rol, para que los usuarios puedan enviar su trabajo a los supervisores. Este proceso se vuelve especialmente importante cuando los empleados transmiten información confidencial del cliente y deben asegurarse de que esta no se pierda.

Cómo se utiliza:

• Advanced Energy cuenta con una serie de comunicaciones para cada fase del proceso de compra que gestiona. Al trasladar este proceso a una plataforma de portal unificada, la compañía pudo parar de gestionar el envío de información a través de distintos canales como teléfono, fax o email. En su lugar, mediante el uso de roles y flujos de trabajo automatizados, cada equipo se segura que la información es trasladada directamente a la persona competente, perdiendo cualquier riesgo de pérdida.

5. Colaboración

Habilitar las funcionalidades de colaboración impulsa la fidelización en la mayoría de los tipos de portales. Una característica especialmente beneficiosa para los portales de gestión del conocimiento. A menudo, los equipos utilizan el email para realizar colaboraciones en proyectos, lo que propaga rápidamente su trabajo a través de una serie de hilos de correo electrónico que no pueden ser rastreados o administrados. Cuando eres capaz de trasladar este tipo de procesos a la misma plataforma en la que se encuentra tu repositorio documental, estás ayudando a tus empleados a trabajar de forma más eficiente en proyectos en el que se ven involucrados individuos de distintos departamentos de tu organización. Este elemento resulta importante, también, para portales de partners en los que tienes usuarios en distintas regiones que necesitan compartir información sobre su trabajo.

 

Un buen diseño es algo más que un buen Look & Feel

Tanto el diseño visual, como la usabilidad son factores importantes en el diseño de un portal web, pero una interfaz de usuario construida sobre funcionalidades básicas no ayudará a las empresas a obtener el ROI que necesitan de sus portales. Los portales están especialmente pensados para crear herramientas de trabajo digitales personalizadas que ayuden a los usuarios a realizar sus tareas, independientemente de su nivel técnico: desde un administrador de sistemas que mantiene las funciones de los usuarios, hasta un paciente anciano que quiere concertar su próxima cita.